Données des voyageurs : fiche de police et durée de conservation

Le CESEDA impose notamment aux loueurs de meublés de tourisme et de chambres d'hôtes de faire remplir et signer, dès l'arrivée, une fiche individuelle de police par toute personne étrangère. Les enfants de moins de quinze ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte accompagnant. Les personnes louant des locaux nus ne relèvent pas de cette obligation spécifique.

La nationalité fait partie des données prévues, mais la collecte doit être conduite sans déduction discriminatoire. Expliquez la base légale, la finalité, les destinataires, la durée et les droits. La fiche est distincte du dossier commercial : son existence ne donne pas le droit de recopier toutes ses données dans d'autres champs.

L'article R. 814-2 mentionne notamment nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, domicile habituel, téléphone mobile, adresse électronique, date d'arrivée et date de départ prévue. Le modèle fixé par arrêté et la source officielle actuelle doivent guider la fiche. Une photographie de passeport, un numéro de document ou une donnée biométrique ne s'ajoutent pas par confort.

Si une plateforme transmet déjà certaines informations, vérifiez qu'elles correspondent à la personne et à la finalité sans créer des doublons. Séparez l'accès au formulaire de celui aux messages ou à la facturation. Une erreur se corrige dans la fiche et le journal de modification, avec une diffusion limitée.

• Champs légaux seulement.
• Information délivrée avant ou lors de la collecte.
• Accès limité aux personnes habilitées.
• Aucune copie d'identité systématique.
• Correction et traçabilité proportionnées.

L'article R. 814-3 fixe une conservation de six mois et prévoit la remise, sur demande, aux services de police et unités de gendarmerie. La transmission peut être dématérialisée. Le délai propre à la fiche ne devient ni un minimum ni un maximum universel pour factures, contrats, messages, preuves d'incident ou consentements, qui ont chacun leur finalité et leur fondement.

Calculez l'échéance à partir de la date pertinente du dossier, verrouillez les accès et supprimez la fiche à terme selon une procédure vérifiable. Une sauvegarde suit la même politique avec une purge différée documentée. N'envoyez pas spontanément le registre à un tiers et authentifiez toute demande avant transmission.

Le jour d'arrivée, le rôle habilité remet l'information, collecte la fiche et vérifie sa complétude sans conserver de document supplémentaire. Le registre enregistre l'échéance. En cas de demande de police ou de gendarmerie, vérifiez identité du demandeur, motif dans le champ légal, périmètre et canal, puis consignez ce qui a été remis.

Chaque mois, une revue liste les fiches arrivées à six mois, les demandes en cours et les erreurs de purge. Un échantillon confirme que l'accès est retiré et que les sauvegardes expirent selon leur cycle. La synthèse d'audit ne contient ni noms ni coordonnées ; elle conserve volumes, dates et résultats.

1. Informer et collecter à l'arrivée.
2. Enregistrer l'échéance de six mois.
3. Limiter et journaliser les accès.
4. Authentifier toute demande officielle.
5. Supprimer à l'échéance et contrôler un échantillon.